Datenschutzerklärung Europass Mobilität

Datenschutz und Datenverarbeitung
Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für uns sehr wichtig. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die beim Besuch unserer Webseiten erhoben werden, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Unsere Webseiten können Links zu Internetseiten anderer Anbieter enthalten, auf die sich diese Datenschutzerklärung nicht erstreckt.

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten

- beim Besuch der Website
- bei der Registrierung und Nutzung des Online-Tools durch antragstellende Einrichtungen,
- bei der Verarbeitung von Daten der Europass-Empfänger/innen,
- sowie bei der Erstellung und Bereitstellung des Europass Mobilitätsnachweises.

Was sind personenbezogene Daten?

Daten sind gemäß Datenschutzgrundverordnung personenbezogen, wenn sie entweder einer identifizierten natürlichen Person zugeordnet sind oder einer natürlichen Person zugeordnet werden können, so dass diese Person durch die Daten identifizierbar ist. Hierunter fallen alle Angaben, die Rückschlüsse auf die Identität ermöglichen (z.B. Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse).

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das

Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB)
Friedrich-Ebert-Allee 114-116
53113 Bonn
Telefon: 0228 / 107 - 0
Fax: 0228 / 107 - 2977

Internet: www.bibb.de
E-Mail: zentrale@bibb.de

Das Bundesinstitut für Berufsbildung ist eine bundesunmittelbare, rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts.
Gesetzlicher Vertreter ist der Präsident, Prof. Dr. Friedrich Hubert Esser.

Fachliche Ansprechpartnerin

Fachliche Ansprechpartnerin für den Betrieb der Datenbank:

Nationales Europass Center in der Nationalen Agentur Bildung für Europa beim BIBB
Frau Stefanie Mai
Telefon: 0228 / 107 – 1645
E-Mail: europass@bibb.de

Datenschutzbeauftragte

Für Fragen zum Thema Datenschutz steht Ihnen die/der Datenschutzbeauftragte des Bundesinstituts für Berufsbildung zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragte/r des BIBB
E-Mail Adresse: Datenschutz@bibb.de
Telefon: 0228 / 107- 2237


Zuständige Aufsichtsbehörde / Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für das BIBB ist die

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn

Telefon: +49(0)228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de De-Mail: poststelle@bfdi.de-mail.de

Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. Wir verwenden eine HTTPS Verschlüsselung zur Datenübertragung.

Online-Service „Europass Mobilitätsnachweis“

Verarbeitungsvorgänge, Zwecke und Rechtsgrundlagen
Das Online-Tool „Europass Mobilität“ bietet Entsendeorganisationen die Möglichkeit, einen „Europass Mobilitätsnachweis“ für Teilnehmer/innen an Lernaufenthalten in Europa auszustellen, zu verwalten und bereitzustellen. Dabei werden die im Zielland gemachten Erfahrungen und die dort erworbenen Kompetenzen mit Hilfe der Datenbank beschrieben. Durch die Bestätigung beider Organisationen und den erforderlichen Datenabgleich mit dem Nationalen Europass Center in der NA beim BIBB über die Dauer der geförderten Mobilität erhält der Europass Mobilitätsnachweis seine Gültigkeit.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

1. Bereitstellung und Betrieb der Website und des Online-Tools,
2. Registrierung und Verwaltung von Nutzendenkonten,
3. Erfassung, Bearbeitung und Ausstellung von Europass Mobilitätsnachweisen,
4. Kommunikation mit antragstellenden Einrichtungen, Gastorganisationen und Europass-Empfänger/innen,
5. technische Bereitstellung von PDF-Dokumenten,
6. IT-Sicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr,
7. statistische Auswertung in aggregierter oder soweit möglich anonymisierter Form.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungsvorgänge (Ziff. 1-7) ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V. m. § 3 BDSG.

Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung des Online-Tools können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

- Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Geburtsdatum), Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift),
- Organisationsdaten (z. B. Name und Kontaktdaten der entsendenden Einrichtung oder Gastorganisation),
- Nutzungs- und Zugangsdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Login-Zeitpunkte, Session-Informationen),
- Daten zum Mobilitätsaufenthalt (z. B. Ziel, Zeitraum, Lerninhalte, Tätigkeiten, Kompetenzen),
- technische Protokolldaten (z. B. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt, URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge).

Die personenbezogenen Daten stammen entweder direkt von den betroffenen Personen selbst, wenn diese Daten im Online-Tool eingeben, oder von der antragstellenden bzw. entsendenden Einrichtung und/oder der Gastorganisation, wenn diese die Daten zur Erstellung des Europass Mobilitätsnachweises angeben oder übermitteln.

Die im Rahmen der Nutzung des Online-Tools verarbeiteten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verarbeitet. Bestimmte Angaben sind für die Registrierung, die Antragstellung, die Erstellung, die Bestätigung und die Bereitstellung des Europass Mobilitätsnachweises erforderlich. Weitere Angaben können freiwillig erfolgen.

Besuch der Website / Server-Logfiles

Wenn Sie dieses Online-Tool besuchen, verzeichnet unser Web-Server zum Zwecke der Systemsicherheit und zur Nachvollziehbarkeit von Fehlern 30 Tage den Domain-Namen oder die IP-Adresse des Geräts, von welchem Sie auf dieses Tool zugreifen, sowie das Zugriffsdatum, die Dateianfrage des Clients (Dateiname und URL), den http-Antwort-Code und die Website, von der aus Sie uns besuchen und die Anzahl der im Rahmen der Verbindung transferierten Bytes.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V. m. § 3 BDSG.

Registrierung und Nutzerkonto

Für die Erstellung des Europass Mobilitätsnachweises ist eine Online-Anmeldung nötig. Die hier erfragten personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Anmeldung, Passerstellung und Programmdurchführung verarbeitet. Für Hosting und technischen Betrieb des Online-Tools setzen wir im Rahmen der Auftragsverarbeitung den Dienstleister Hosteurope, Deutschland, ein.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V. m. § 3 BDSG.

Verarbeitung von Daten der Europass-Empfänger/innen

Die Daten der antragstellenden Einrichtung (nicht die der eigentlichen Europass Empfänger) werden zu internen statistischen und organisatorischen Zwecken ausgewertet. Personenbeziehbare Auswertungen erfolgen nur, soweit dies erforderlich ist; im Übrigen erfolgt die Auswertung soweit möglich in aggregierter oder anonymisierter Form.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Statistische Auswertung

Personenbezogene Daten der Europass-Empfänger/innen, insbesondere Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten sowie Angaben zu Dauer, Ziel und Zweck des Auslandsaufenthalts, werden verarbeitet, soweit dies für die Erstellung, Bestätigung und Bereitstellung des Europass Mobilitätsnachweises erforderlich ist.
Die Daten stammen entweder unmittelbar von den betroffenen Personen selbst oder werden von der antragstellenden Einrichtung und/oder der Gastorganisation übermittelt. Die antragstellenden Einrichtungen haben sicherzustellen, dass sie zur Übermittlung der Daten berechtigt sind und die betroffenen Personen über die Datenübermittlung und die einschlägigen Datenschutzinformationen informiert wurden. Soweit personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden, erfolgen die Informationen nach Maßgabe des Art. 14 DSGVO.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Login und Sitzungsverwaltung

Als registrierter Antragsteller können Sie sich jederzeit mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort einloggen und Ihren eigenen Angaben und die Angaben der durch Sie erstellten Europass Mobilitätsnachweise ändern. Sollten Sie länger als 20 Minuten eingeloggt sein, ohne eine Eingabe oder Aktion durchzuführen, meldet Sie das System automatisch ab und Sie werden aufgefordert, sich erneut einzuloggen. Auch die Europass Empfänger/innen können sich einloggen, um ihre Daten einzusehen und gegebenenfalls zu ändern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Erstellung und Bereitstellung von PDF-Dokumenten

Um Ihnen den Europass Mobilitätsnachweis als PDF-Dokument zur Verfügung zu stellen, wird das Dokument auf dem Server unseres Dienstleisters erzeugt und dann über das https-Protokoll an Ihren Client übertragen. Die erzeugten Dokumente werden jede Nacht spätestens nach 24 Stunden vom Server gelöscht und bei der nächsten Anforderung durch Sie wieder neu erzeugt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Aufbewahrungsdauer

Die Europass Mobilitätsnachweise werden für die Dauer von 15 Jahren nach letzter Änderung in der Datenbank gespeichert. Anschließend werden sie gelöscht.
Im Übrigen gelten – je nach Datenkategorie – folgende Speicherfristen:

- Server-Logfiles: 30 Tage
- temporär erzeugte PDF-Dateien: bis zu 24 Stunden
- Nutzerkonto- und Registrierungsdaten: für die Dauer des Bestehens des Nutzerkontos sowie darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen oder dies zur Rechtsverteidigung erforderlich ist
- sonstige Verfahrens- und Nachweisdaten: entsprechend den jeweils geltenden Aufbewahrungs- und Löschkonzepten


Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch erforderliche Cookies bzw. Session-Informationen, die für den Betrieb der Website, die Anmeldung, die Sitzungsverwaltung, die Sicherheit und ggf. die Sprachauswahl erforderlich sind. Diese Cookies werden in der Regel nach Ende der Sitzung gelöscht oder nach Ablauf einer kurzen technischen Speicherdauer automatisch entfernt. Rechtsgrundlage für die Speicherung technisch erforderlicher Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. § 3 BDSG. .

Externe Statistiktools

Extern gehostete Statistiktools wie Google Analytics oder Matomo werden nicht genutzt. Es findet kein Tracking zu Werbe- oder Marketingzwecken statt.

Empfänger / Datenübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind nur diejenigen Stellen, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Hierzu können insbesondere gehören:

- zuständige Mitarbeiter/innen des Nationalen Europass Centers in der NA beim BIBB,
- technische Dienstleister für Hosting, Wartung und Dokumentenerstellung als Auftragsverarbeiter,
- die an der Ausstellung beteiligten Entsendeorganisationen und Gastorganisationen, soweit dies für die Erstellung, Prüfung, Bestätigung oder Bereitstellung des Europass Mobilitätsnachweises erforderlich ist,
- staatliche Stellen und Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten zu anderen, insbesondere kommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

Betroffenenrechte

Art. 15 bis 22 DSGVO gewähren Ihnen unter bestimmten Voraussetzungen ein Recht auf

- Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung, so ist sie für die Zukunft jederzeit widerruflich. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich per E-Mail an europass@bibb.de oder an die/den Datenschutzbeauftragte/n des Bundesinstituts für Berufsbildung unter Datenschutz@bibb.de wenden.

Keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO.

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